0604 Entreegebied t Huys te Hoecke

Aanleiding van het project is de organisatorische splitsing van de receptie in een callcenter en een host, waardoor bezoekers sneller geholpen kunnen worden. Daarnaast is er de behoefte om het entreegebied een warmere uitstraling te geven met behoud van flexibiliteit in het gebruik. Henk Jan van den Berg is als coördinator aangesteld om het project te realiseren.

In de eerste week zijn gesprekken met vijf medewerkers gevoerd, is de ruimte geanalyseerd en zijn de bevindingen vastgelegd in een notitie met onder andere 16 eisen / wensen van de werkvloer en de nodige suggesties. Na de bespreking in de Stuurgroep zijn begin tweede week een drietal partijen aangeschreven om in twee weken tijd hun planvisie en het daarbij behorende projectbudget inclusief honorariumvoorstel te presenteren in de Stuurgroep.

Binnen een maand na de start van het project krijgt Roos en Ros de opdracht om hun functionele plan uit te werken in samenwerking met Thereca voor de beleving met nadere projectinformatie ten behoeve van de uitwerking.

Gezien de persoonlijke informatie die aan de telefoon kan worden verstrekt is besloten om het callcenter niet in de hal onder te brengen, maar in een apart kantoor. Dit betekent dat de buurtorganisatie en de prikkamer met wachtruimte verhuizen naar een zelfstandige ruimte met een eigen ingang en dat de daar gevestigde buurtwinkel in het plan voor het entreegebied wordt opgenomen. Verse bloemen bij de ingang geven een welkom gevoel. De winkel wordt een extra taak voor de host. Door de ruimere openingstijden en de betere zichtbaarheid is een hogere omzet te verwachten.

Deze uitwisseling van functies verbeterd het plan, maar betekent ook extra werk en een overschrijding van het projectbudget. Er is geen geld voor extra budget, waardoor het na 6 actieve maanden 2 jaar stil ligt. Uiteindelijk is dit de planvorming ten goede gekomen. De voormalige wachtruimte bij de prikkamer is nu in gebruik bij de bibliotheek, wat veel meer roering geeft in het entreegebied.

In het daarop volgende half jaar zijn de plannen aangepast en aanbesteed; de opdrachten verstrekt; en de werkzaamheden voorbereid. De verbouwing moest gefaseerd worden uitgevoerd, maar heeft in totaal niet meer dan een maand gevergd.

Hoogstandje is de verdraaibare winkelkast en de verrijdbare bank, die samen met de andere kasten in de winkel en de bibliotheek als een Japanse puzzel in elkaar passen, zodat de entreehal weer geschikt is voor grote evenementen.